Van egy nagy titok, amit már harmadik osztályos korunktól tudunk, de mégis sokszor úgy teszünk, mintha elfelejtenénk. Pedig e-nélkül gyakran kétszer annyit dolgozunk, feleslegesen. Vagyis, ha mindenki tisztában lenne ezzel az egyszerű majdnem titokkal, akkor könnyen megduplázhatná a munkavégézése hatékonyságát.

A probléma csapatmunka esetén jelentős.

Előzmény: a munkatárs belemerül egy részfeladat/probléma megoldásba, "benne van a munkában".

Tünet: azt hiszi, hogy mindenki az ő problémájának a megoldásával foglalkozik, ezért az ő fejében futó gondolatok nyilvánvalóak akkor is, ha arról egy szót sem szól. Megakad, segítséget kér és rögtön a közepébe vág...

Mi is történik ilyenkor? A munkatárs számára nyilvánvaló, hogy miről beszél, de ebben ő az egyedüli személy, hiszen mások más részfeladatba vannak belegabalyodva, annak a megoldásra váró problémáival. A megkérdezett munkatárs ilyenkor kizökken a saját munkájából.

Eredmény: teljes kommunikációs rövidzárlat, mely gyakran a “mi vaan?” kérdésbe torkollik.

Mi történik ilyenkor ha bekövetkezik a komunikációs rövidzárlat? Jobb esetben leáll a gondolkodási folyamat, visszamegyünk a kezdőpontra és újrakezdjük (“Kérlek mondd el, hogy miről van szó? Jó lenne, ha legközelebb bevezetnéd a kérdésedet...”). Rosszabb esetben elindul az egymás mellett elbeszélés ugyanúgy, mint egy század eleji bohózatban.

Mi a megoldás? Az, amit minden harmadikos tud. És ez három titokzatos szóban összefoglalható: bevezetés, tárgyalás, befejezés. A probléma az, hogy mindez annyira egyszerű, hogy nem vesszük komolyan. Pedig igen sok idő, energia takarítható meg, ha ezt az egyszerű, de mégis csodálatos módszert alkalmazzuk.

Vagyis, mielőtt belekezdünk a mondandónkba, tudatosítsuk magunkban, hogy akihez beszélni fogunk, az a személy nem a mi folyamatunkban van benne, hanem a sajátjában. Ezért először őt kell képbe hozni két-három jól irányzott összefoglaló bevezető mondattal. A bevezető pedig csodákra képes. Először is bebizonyítja, hogy mi magunk is képesek vagyunk összefoglalni a kérdést, átlátjuk a helyzetet és ezt mások számára is képesek vagyunk közvetíteni. (Ha erre nem lennénk képesek, akkor inkább meg se szólaljunk, mert akkor még mi magunk sem tudjuk, hogy mit is akarunk.) Ezután következhet a tárgyalás, vagyis a konkrét probléma stb. megfogalmazása, amiben valójában segítséget kérünk. És ha mindez megvan, akkor a befejezésről se feledkezzünk el. Nagyon fontos, hogy röviden, lényegretörően össze tudjuk foglalni az elhangzottakat és ha valamiben megállapodtunk, akkor azt is újra, összefoglalva elmondjuk. Engedjük meg a partnernek, hogy visszajelezzen, ha szükséges reflektáljon, hogy jól gondoljuk-e mindazt, amit összefoglaltunk. Az igazán profik ilyenkor még a felelősöket és a határidőket is rögzítik, azután jöhet a végrehajtás.

Találkoztál már olyan munkatárssal, aki minden bevezető nélkül belekezd a közepébe és azt sem tudod, hogy miről beszél? Ilyenkor mit teszel?